Veelgestelde vragen door ondernemers

IKB Ei is een onafhankelijk kwaliteitssysteem voor de Nederlandse eiersector. Het biedt een stevige basis voor pluimveehouders, broederijen, verzamelaars en pakstations. Het kwaliteitssysteem richt zich op voedselveiligheid, traceerbaarheid, dierenwelzijn, en diergezondheid door middel van vastgestelde voorschriften en onafhankelijke controles.

Door deel te nemen aan IKB Ei voldoet een ondernemer aan een belangrijke inkoopvoorwaarde van de Nederlandse retail. Via deelname wordt daarnaast voldaan aan een aantal wettelijke verplichtingen. Voldoet de ondernemer aan de eisen uit IKB die ook wettelijk verplicht zijn, dan voldoet hij/zij daar via naleving van IKB automatisch aan. Dat betekent dat controles kunnen worden gecombineerd. Het combineren van controles kan in sommige gevallen ook als wordt deelgenomen aan een ander kwaliteitsschema wat leidt tot een lagere controledruk.

Bovendien wordt met het certificatieschema IKB Ei ook voldaan aan het ISO/IEC 17065 accreditaat. Dit is een internationaal kwaliteitskeurmerk voor kwaliteitssystemen. Ook is IKB Ei geaccepteerd in het kader van ketenborging.nl. In het kader van acceptatie bij ketenborging.nl heeft COKZ monitoringsbezoeken bij legeindpluimveebedrijven uitgevoerd die deelnemen aan IKB Ei. Uit deze monitoring is gebleken dat er minder controles hoeven plaats te vinden vanuit het COKZ bij IKB Ei legeindpluimveebedrijven.

Het kwaliteitssysteem wordt beheerd door Stichting AVINED, zij zijn de schema-eigenaar van IKB Ei. Als schema-eigenaar stelt AVINED de kaders vast voor IKB Ei. De besluitvorming binnen IKB Ei vindt plaats via het Centraal College van Deskundigen (CCvD) IKB Ei en de Raad van Beheer IKB. Het CCvD IKB Ei geeft adviezen en doet voorstellen over wijzigingen binnen IKB Ei. De Raad van Beheer besluit over wijzigingen binnen IKB Ei en houdt toezicht op de uitvoering door het secretariaat.

De algemene voorwaarden, certificatiecriteria en keurmerkreglement vormen de basis van het certificatieschema en deze zijn voor iedereen gelijk. In de voorschriften staan de regels per schakel in de keten uitgewerkt.  Er zijn aparte voorschriften voor opfok-, fok- en vermeerderingsbedrijven, broederijen, opfoklegbedrijven, legeindbedrijven (uitgesplitst naar huisvestingssysteem), verzamelaars en pakstations.

Wie ervoor kiest om deel te noemen moet een deelnemersovereenkomst sluiten met een Certificerende Instantie (CI). Deze deelnemersovereenkomst is verplicht. U kunt hiervoor contact opnemen met Kiwa VERIN om een afspraak te maken voor de erkenningscontrole.

Om deel te nemen aan IKB Ei meldt u zich aan bij een certificerende instantie en sluit u een deelnemersovereenkomst af. Voorafgaand van de erkenningscontrole ondertekent u de overeenkomst. Ter voorbereiding op de erkenningscontrole neemt u de IKB Ei voorschriften en uitvoeringsbesluiten voor uw bedrijfstak door. Gebruik de handige afvinklijsten om alle benodigde documenten klaar te leggen.

Als deelnemer voldoet u aan een belangrijke inkoopvoorwaarde van de Nederlandse retail. Daarnaast voldoet u via IKB Ei aan wettelijke én bovenwettelijke verplichtingen. Bij deelname aan IKB Ei bent u verplicht de jaarlijkse deelnemersbijdrage te betalen.

De kosten voor IKB Ei bestaan uit de deelnemersbijdrage voor IKB Ei en de kosten voor controle en beoordeling van de CI. Meer informatie hierover vindt u bij aanmelden en tarieven.

Een certificaat IKB Ei wordt per bedrijf en per bedrijfsactiviteit, afgegeven en is geldig tot en met 31 december van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin de controle heeft plaatsgevonden. Vervolgens dient elk kalenderjaar opnieuw een hercontrole te zijn uitgevoerd. De tijdsduur tussen 2 hercontroles is maximaal 18 maanden. Het certificaat IKB Ei is uitsluitend geldig in combinatie met een vermelding als IKB Ei-gecertificeerd in het register.

De gegevens worden verwerkt volgens het certificatieschema van IKB Ei en zijn uitsluitend bestemd voor kwaliteitsborging en wettelijke rapportage. Gecertificeerde bedrijven worden opgenomen in het IKB Ei-register, zodat handelspartners kunnen nagaan met welke organisaties zij zaken doen. In het register worden de bedrijfsnaam en vestigingsplaats, of het UBN en de certificeringen vermeld.

U dient voor elke aparte locatie (KIP-nummer) een apart IKB certificaat aan te vragen. Houdt u bijvoorbeeld op één locatie dieren in verschillende huisvestingssystemen (bijv. scharrel en vrije uitloop), dan moet u per huisvestingssysteem een apart certificaat aanvragen. IKB Ei kent geen apart certificaat voor biologische huisvesting. Dat valt onder het certificaat voor vrije uitloop.

Op www.avined.nl onder het thema I&R vindt u een registratieformulier waarmee u een KIP-nummer kunt aanvragen. Neem voor vragen contact op met AVINED, 088 998 4340.

De eerste controle (erkenningscontrole) vindt plaats na aanmelding van uw bedrijf bij een CI. Nadat u uw IKB Ei erkenning heeft gekregen (deze is in beginsel 1 jaar geldig) moet, voor pluimveebedrijven de volgende IKB-controle zes tot acht weken voor de vervaldatum van het IKB-certificaat worden ingepland, zodat het hele proces op tijd kan worden afgerond. Daarnaast kunnen ook onaangekondigde controles worden uitgevoerd.

De Certificerende Instantie (CI) zal u een afspraak met u maken voor een erkenningscontrole van uw bedrijf op de voorwaarden uit IKB Ei. Controle kan alleen plaatsvinden als er dieren op het bedrijf aanwezig zijn. Na afloop van de controle ontvangt u de lijst met resultaten (ter ondertekening) en een nota met daarop de kosten voor de controle en de (jaarlijkse) deelnemersbijdrage van IKB Ei.

De betreffende voorschriften uit het certificatieschema IKB Ei worden meegenomen. Bent u KAT-deelnemer dan is ook combinatie met een KAT-controle mogelijk. Ook een combinatie met BLK is mogelijk.

Alle actuele hulpdocumenten zijn beschikbaar op de website onder het kopje hulpdocumenten of downloads. Deze formulieren en afvinklijsten kunnen worden gedownload en gebruikt ter voorbereiding op audits of bij aanmelding bij een certificerende instantie. De voorschriften kunt u raadplegen onder het kopje certificatieschema.

Minimaal eens per jaar worden de deelnemers (aangekondigd) gecontroleerd door een onafhankelijke instantie op het naleven van de voorwaarden. Broederijen worden twee keer en pakstations vier keer per jaar gecontroleerd. Wanneer niet aan de voorwaarden wordt voldaan, worden sancties opgelegd. Controles zijn administratief en op locatie. Naast aangekondigde controles worden er ook onaangekondigde controles uitgevoerd. Op primaire bedrijven wordt alleen gecontroleerd als de stallen bevolkt zijn.

  • Primaire bedrijven: 1x per jaar.
  • Broederijen: 2x per jaar.
  • Pakstations: 4x per jaar (1x aangekondigd, 3x onaangekondigd).

Daarnaast kunnen er ook aanvullende onaangekondigde controles plaatsvinden.

Raadpleeg de afvinklijst per schakel waar een overzicht van documenten staat opgesomd die tijdens een IKB Ei controle aanwezig dienen te zijn. De documenten mogen ook digitaal inzichtelijk zijn en hoeven niet te worden uitgeprint. Het omvat enkel het administratieve gedeelte van de controle.

Als er zaken niet in orde bleken tijdens de controle, dan ontvangt u van de Certificerende Instantie een brief met de geconstateerde afwijkingen en de termijn waarbinnen u ze moet herstellen. Het kan om een administratief punt gaan, waarbij bijvoorbeeld volstaan kan worden met het nazenden van bepaalde documenten. In die brief wordt ook aangegeven welke vervolgactie of sanctie van toepassing is. Eventuele bijkomende kosten komen ten laste van de deelnemer. Het gevolg van een afwijking hangt af van het belang van de overtreden norm.

Het kan bijvoorbeeld gaan om:

  • Waarschuwing: afwijking moet voor de volgende controle hersteld zijn.
  • Herstelactie administratief: nazenden documentatie binnen 4 weken.
  • Herstelcontrole op locatie: afwijking moet hersteld worden binnen 4 weken en herstel moet via een extra controle (op eigen kosten) aangetoond worden.
  • Schorsing voor max. 6 maanden: certificaat wordt direct geschorst.  Er mogen geen producten / dieren onder keurmerk afgeleverd worden.
  • Uitsluiting voor een periode van minimaal 1 jaar. Er mogen geen producten / dieren onder keurmerk afgeleverd worden.

Wordt een overtreding niet binnen de gestelde termijn hersteld, dan volgt een zwaardere sanctie.

Als er zaken zijn die in de bedrijfssituatie aangepast/hersteld moeten worden, dan is een extra controle nodig. De extra kosten voor de hercontrole worden aan de ondernemer / aanvrager doorberekend.

Als er zaken niet in orde bleken tijdens de controle, dan ontvangt u van de Certificerende Instantie een brief met de geconstateerde afwijkingen en de termijn waarbinnen u ze moet herstellen. Voor een schorsing geldt dat binnen 6 maanden herstelmaatregelen getroffen moeten worden. De schorsing wordt opgeheven zodra herstel tekortkomingen is aangetoond.

Op basis van de controlebevindingen bent u schriftelijk door de certificerende instantie op de hoogte gesteld van de schorsing. Er zijn geen controlegegevens ontvangen van de herstelcontrole en daarom heeft u een schriftelijke uitsluiting van deelname ontvangen. Na beëindiging van de uitsluiting dient u zich opnieuw aan te melden bij certificerende instantie als u opnieuw wenst deel te nemen aan IKB Ei.